Een webinar of online workshop geven, hoe doe je dat?

Let’s face it: een jaar geleden kruiste het idee om die presentatie, training of workshop volledig online te organiseren waarschijnlijk niet eens je gedachten.

Want niets gaat boven de groepsdynamiek van live aanwezige deelnemers, toch?

 

Tot de omstandigheden het niet langer toelieten om zomaar eventjes live iets te organiseren en al zeker niet zonder anderhalve meter afstand, mondmaskers en ontsmettingsgel.

 

 

Dan kan je 2 dingen doen:

1️) In een hoekje huilen en/of boos roepen hoe oneerlijk alles wel is.

 

2) Op zoek gaan naar volwaardige alternatieven die jou wel de kans geven om jouw waardevolle boodschap te vertellen en contact te houden met je doelpubliek.

 

 

En dan komen we terug op de wondere wereld van het wereldwijde web.

 

De tools om webinars en live vergaderingen te geven liggen al jaren voor het grijpen, maar buiten een selecte groep avant gardisten, maakte vrijwel niemand daar gebruik van.

 

O, geloof me.

Ik was eerst ook een gigantische non-believer, want:

 

🤨 Vanachter een computerscherm kan je toch helemaal niet op dezelfde manier je boodschap overbrengen dan wanneer je fysiek in dezelfde ruimte bent?

🤨 Als de deelnemers elkaar niet zien, is er toch geen sprake van groepsdynamiek?

🤨 Zo’n presentatie aframmelen vanachter je computer is toch statisch en monotoon?

 

Maar tijden veranderen en dan verander je maar beter mee.

 

Ik heb ontdekt, dat als je het slim aanpakt,

 

💥 je online wél een groepsdynamiek kan creëren,

💥  dat je het wel heel dynamisch kan maken,

💥  dat je wel interactie kan krijgen met je publiek

💥  en ja, zelfs interactie tussen de verschillende deelnemers onderling.

 

 

Oké, 100% hetzelfde als effectief in levende lijve samenkomen is het niet, maar het is wel een meer dan volwaardig alternatief.

 

➡ En geef toe: een zaal zoeken, een datum prikken, cursusmateriaal laten inbinden, een beamer regelen,… het wegvallen van die logistieke rompslomp is meer dan een cadeau.

Online events kan je opnemen zodat mensen die er niet live kunnen bijzijn, later kunnen deelnemen.

En je kan dan ook nog eens meer mensen bereiken dan er ooit in een zaal binnen kunnen.

O ja, annulatiekosten bij te weinig inschrijvingen, zijn er al helemaal niet. Ook mooi meegenomen. Ook bij slechts 2 of 3 deelnemers kan alles gewoon doorgaan zoals gepland.

 

Je merkt het, ik ben van non-believer geëvolueerd naar een grote fan.

 

Ik wil ook jou helpen om de omschakeling te maken en dat in enkele eenvoudige stappen:

 

1. Kies je platform

 

Als de kogel door de kerk is en je beslist hebt om jouw presentatie of workshop digitaal te houden, dan is het eerste wat je doet een online platform kiezen.

 

 

 

Een belangrijke vraag hierbij is: Wil je dat de deelnemers elkaar kunnen zien of niet?

Ja, ik vind het leuk als iedereen elkaar kan zien.

 

Dan zijn dit enkele platformen om eens te bekijken:

 

💻 De online call functionaliteit van Zoom. Die is gratis tot 40 min. en kan tot 100 personen live aanwezig laten zijn. In de gratis versie kan je ook opnames maken (niet vergeten drukken op de recordknop 😉). Wil je langer spreken, dan moet je upgraden en dus wel betalen

 

💻 Een digitale spreekkamer via Whereby. Die kan je gratis ‘bouwen’ om er naast jezelf max. nog 3 anderen in te ontvangen. In de gratis versie is geen tijdslimiet, maar heb je niet de mogelijkheid om opnames te maken. Ook als je meer mensen wil ontvangen, moet je upgraden.

 

💻 Ook via Jitsi kan je gratis een virtuele vergaderzaal boeken. Hier kan je zoveel mensen ontvangen als je zelf wil voor hoe lang je wil. Opnames maken voor de mensen die er niet live kunnen bijzijn is niet mogelijk.

 

Hou er wel rekening mee dat jij als ‘gespreksleider’ of ‘host’ moet zien te managen dat ieders microfoon steeds uitstaat om storende geluiden te voorkomen. Behalve als het belangrijk is dat mensen mondeling kunnen reageren. Zo voorkom je een kakofonie aan reacties storende geluiden. Als je dus voor deze formule kiest, ben jij een beetje de scheidsrechter als het gaat om wie wanneer aan het woord komt.

 

Nee, enkel ik wil in beeld te zien zijn.

 

Dan is het interessant om deze platformen eens te checken:

 

💻 De betalende webinarfunctie van Zoom. Je publiek kan via de chatfunctie nog steeds in interactie gaan én als je dat handig vindt, kan de inschrijving en eventuele betaling ook via Zoom gebeuren

 

💻 Het Nederlandse Webinargeek is een tool speciaal ontwikkeld voor het geven van webinars. De opname start, anders dan bij Zoom, volledig automatisch (hoef je daar toch al niet aan te denken) en kan volledig automatisch naar alle deelnemers gestuurd worden. Ook dit platform kan de inschrijvingen en betalingen voor je regelen en heeft een chatfunctie zodat jouw publiek kan reageren.

 

💻 Facebook Live of Instagram TV zijn ook gratis alternatieven die zomaar voor het gebruiken liggen.

 

De webcam en microfoon van je laptop doen de rest. Al kan je, als je niet tevreden bent over de beeld- of geluidskwaliteit, investeren in een externe webcam of microfoon.

 

 

2. Prik een datum en spread the word

 

Deadlines vormen de spreekwoordelijke stok achter de deur. Dus kies een datum, liefst niet al te ver in de toekomst zodat je de voorbereidingen niet op de lange baan schuift. Zorg wel dat je nog voldoende voorbereidingstijd hebt en vooral tijd om jouw webinar of online workshop bekend te maken. Als niemand weet wat je van plan bent, is de kans op aanwezigen klein.

Start dus minstens een week op voorhand met ‘reclame maken‘ voor jouw presentatie en doe dat via zoveel mogelijk kanalen en zo vaak mogelijk. Ja, zelfs nog een uur voordien. Er zijn altijd mensen die last minute nog inschrijven.

 

Uiteraard voorzie je, net als bij een live event, voor voldoende voorbereidingstijd.

 

 

Natuurlijk wil je zoveel mogelijk live deelnemers (groepsdynamiek, I know), maar laat ook weten dat er achteraf een opname beschikbaar is voor wie inschreef, als dat van toepassing is. Zo kunnen ook mensen die niet live aanwezig kunnen zijn van jouw expertise bijleren.

 

3. Test uit

 

Als er iemand een technische nitwit is, dan ben ik het wel.

Man, wat kan ik nerveus worden van technische snufjes en digitale tools.

Het is waarschijnlijk zelfs een van de grootste redenen waarom ik voordien geen fan was van online spreken.

Als je met een nieuw platform aan de slag gaat, reserveer dan wat tijd om het eens uit te testen.

Je vindt zeker wel een (Chinese) vrijwilliger die even je testpubliek wil zijn, zodat jij kan nagaan:

 

  • hoe je in beeld komt,
  • hoe de chatfunctie in elkaar zit en
  • welk knopje waarvoor dient.

 

Dat bespaart je heel wat stress vlak voor en tijdens je webinar of online workshop.

 

4. Voorzie interactie

 

Je wil natuurlijk dat je publiek actief deelneemt en luistert naar wat jij zegt. Enkel zo zal je boodschap overkomen en het gewenste effect hebben.

Het laatste wat je wil is dat mensen maar met een half oor naar je luisteren en ondertussen e-mails checken, het huiswerk van de kinderen controleren of de was opplooien.

Jij bent diegene die ze bij de les moet houden, want anders dan in een zaal waar je publiek buiten naar jou luisteren weinig anders kan doen, worden ze nu omringd door van alles en nog wat dat om aandacht schreeuwt.

Hoe meer jij inzet op interactie, hoe groter de kans dat je de volle aandacht van je publiek krijgt en behoudt.

 

Durf letterlijk te vragen om stoorzenders uit te zetten.

 

Onderschat de kracht van die woorden niet, ook al weten de deelnemers wel dat jij niet kan zien wat zij doen.

Vraag om er pen en papier bij te nemen

 

Al is het maar om te droedelen (= tekeningetjes maken). Want al droedelend is het makkelijk om er je aandacht bij te houden.

De kans dat je deelnemers er ook effectief pen en papier bijnemen is veel groter als je het hen gevraagd hebt.

Je vergroot zo ook de kans dat je publiek noteert wat je zegt en dus veel actiever zal luisteren.

Zo zal veel beter blijven plakken wat jij zegt.

Geef aan wanneer er iets genoteerd moet worden, iets wat heel belangrijk is.

 

 

Stel vragen

 

Om de kans op interactie te vergroten, stel je de vragen best zo snel mogelijk.

 

Hoe langer je mensen laat wachten voor je ze laat reageren, hoe groter de kans dat ze in een passieve modus verzeild geraakt zijn en dus hoe kleiner de kans dat er interactie is.

Gebruik een opbouw in de vragen die je stelt.

 

Onmiddellijk persoonlijke vragen stellen en een uitgebreid antwoord verwachten zou wel eens kunnen tegenvallen.

Het is namelijk belangrijk dat je eerst werkt aan een veilige en vertrouwelijke sfeer.

First things first.

 

  • Stel eerst eenvoudige vragen waar de deelnemers niet echt moeten bij nadenken en die ze eenvoudig kunnen beantwoorden met: een ‘duimpje’,  een ‘handje’ in de lucht steken, een ‘smiley’ typen of gewoon met ‘ja’ of ‘nee’.

 

  • Later kan je meerkeuzevragen stellen.

 

  • Nog later kan je overgaan tot open vragen.

 

  • Om uiteindelijk je deelnemers zelf te stimuleren om hun eigen ervaringen te delen of vragen aan jou te stellen.

 

Zo kan je publiek rustig wennen aan hoe er gereageerd kan worden en zien ze hoe jij met hun reacties omgaat.

Ze leren ook de andere aanwezigen wat kennen.

Als gastvrouw of -heer werk jij zo aan een vertrouwensband binnen de groep waarin iedereen zich veilig voelt om te reageren.

 

Komen er geen reacties?

Geen paniek.

De kans is zeer groot dat jouw luisteraars de vragen wel voor zichzelf beantwoorden, gewoon in hun hoofd.

Ook dat is waardevol.

Het houdt hen evenzeer bij de les én zorgt ervoor dat ze wat jij vertelt beter verwerken en zullen onthouden.

 

5. Toon wie jij bent

 

De verleiding is groot om je te verstoppen achter een mooie powerpointpresentatie om zo zelf helemaal niet of in een heel klein venstertje in beeld te komen.

Als je connectie wil met je publiek, als je wil dat ze geboeid naar je luisteren en bij de les blijven, zorg dan dat ze kennis met jou kunnen maken.

Zorg dat je minstens bij het begin en op het einde van je webinar zelf volledig in beeld bent.

Zelf geef ik er de voorkeur aan op de hele tijd in beeld te blijven. Heb je die slides wel echt nodig?

 

Want wie luistert naar een sprekend beeld zonder gezicht zal sneller afleiding zoeken. Zo wordt het een beetje als luisteren naar de radio: Niemand lijkt jou rechtstreeks aan te spreken dus kan je ondertussen wel iets anders doen.

 

 

Wees dus je enthousiaste zelve en geloof in de waarde en het belang van jouw boodschap.

 

Vind je het idee om voor een camera te spreken wat eng?

Haal dan een paar keer diep adem voor je het webinar start, ga stevig rechtop zitten, tover je vriendelijkste lach op je gezicht en ga gewoon van start.

 

O ja, om te voorkomen dat je er tijdens je webinar als een robot gaat uitzien en ook zo gaat klinken, gebruik je beter ‘de internetkabel’ dan de wifi om online te spreken. Zo voorkom je ook dat je in een niet zo flatterende positie (net met je mond wijd open en je ogen dicht bijvoorbeeld) minuten lang stilstaand op beeld te zien bent. 😉

 

6. Hou contact

 

Vind je nog steeds dat het vrij onpersoonlijk is om via een scherm een publiek toe te spreken?

Hou dan nadien contact met je deelnemers:

 

➡ Laat hen weten via welke kanalen ze je kunnen volgen en nodig hen met een rechtstreekse link uit op je social media kanalen (even het goede voorbeeld geven: volg me via deze facebookpagina voor meer tips en inzichten rond spreken voor publiek).

 

Laat weten hoe ze je ook nadien nog kunnen bereiken om vragen te stellen bijvoorbeeld.

 

Laat zeker weten wat je verder nog voor hen kan betekenen.

 

Informeer achteraf nog enkele keren hoe het met hen gaat of wat ze hebben opgestoken en toegepast van wat je hen bijleerde.

 

Op die manier bouw je verder aan je vertrouwensband, kunnen mensen je blijven volgen en zo jouw klanten of ambassadeurs worden.

 

Je kan het dus nog veel persoonlijker maken dan een live event waarbij je je publiek maar éénmalig te zien krijgt.

 

 

Je ziet, zo’n online workshop of webinar: het is zo des duivels nog niet en dus zeker het proberen waard.

Hulp nodig? Kijk dan hier hoe ik jou kan helpen bij het geven van jouw killerpresentaties die impact hebben en klanten werven.

Gerelateerde items

Over de auteur

Julie Tamsin

Julie Tamsin studeerde in 2006 af als logopediste aan de Arteveldehogeschool te Gent. Ze volgde de postgraduaatopleiding Stem aan de Thomas More hogeschool in Antwerpen.

Nog steeds volgt ze opleidingen, cursussen en symposia met als thema’s de spreek – of zangstem. In 2012 richtte ze haar eigen logopedische praktijk op waarin ze mensen met stemproblemen begeleidt.