Toen ik bijna blauw zag van de ergernissen, dacht ik:

“Hier moet ik een blog over schrijven.”

 

Et voilà…zo geschiedde. 😀

 

Het begon allemaal op een veel belovend symposium in Antwerpen.

Ik was getriggerd door de onderwerpen die aan bod kwamen en schreef me dus in.

 

Met een tas gevuld met tussendoortjes, zo’n symposium…het voelt toch altijd een beetje als naar school gaan, vertrok ik vroeg in de ochtend. Nieuwsgierig naar wat komen gaat.

 

Er stonden best wel veel sprekers gepland die elk exact 20 minuten kregen om over een opgelegd thema te komen spreken:

 

➡ 3 sprekers voor de koffiepauze,

➡ 3 sprekers na de koffiepauze,

➡ 3 sprekers voor de lunchpauze,

➡ 3 sprekers na de lunchpauze

➡ en dan nog eens 3 sprekers na de namiddagpauze.

 

Yep, een goed gevuld programma dus.

Al een chance dat ik tussendoortjes mee had om ook de innerlijke mens wat te versterken, want de koekjes tijdens de koffiepauze stelden niet zo veel voor.

 

Off we go.

 

De eerste spreker wordt aangekondigd.

Hij verklaart waarom hij komt spreken en wat hij zal vertellen.

We krijgen cijfertjes in tabellen en op grafieken te zien.

 

 

Minutenlang blijft hij achter de spreektafel staan en vergelijkt de cijfers:

📈 met die van vorig jaar,

📉 met die van andere landen en

📊 met wat verwacht zou mogen worden.

 

Cijfertjes, cijfertjes en nog eens cijfertjes.

 

De moderator wordt wat zenuwachtig en staat recht

 

Dit is het teken dat er nog enkele minuten overblijven om af te ronden.

 

De spreker gaat nog even door, over procenten dit keer.

 

via GIPHY

 

De moderator rolt nerveus haar papieren op om ze daarna weer te ontrollen.

 

Eindelijk, de spreker rondt af.

 

De master of ceremonies klappend ostentatief in haar handen terwijl ze naar het podium loopt. Pas enkele seconden later klinkt een flauw applausje uit het publiek.

 

Tja, we waren wat in slaap gevallen 🤷‍♀️

 

De moderator komt aan de microfoon staan en zegt dat er wegens tijdgebrek slechts 1 vraag gesteld kan worden (aja, want zoals het een symposium betaamt zijn vragen pas op het einde van een relaas toegestaan).

 

Niemand stelt een vraag, iedereen zit namelijk in de startblokken om de koffie met bijhorende karige koekjes aan te vallen. Helaas was dit nog maar de eerste spreker en voor de koffiepauze staan er 3 gepland, remember.

 

Ik kreeg het al in het snotje, dit beloofde en laaaange dag te worden.

Van het enthousiasme toen ik me inschreef en die ochtend vertrok, bleef niet veel meer over.

 

De spreker wordt bedankt.

 

De mensen in het publiek beginnen wat onder elkaar te praten, maar worden onmiddellijk het zwijgen opgelegd.

De volgende spreker wordt immers aangekondigd terwijl de vorige het podium afstapt.

 

Het publiek praat nog even verder

 

De stilte komt pas terug na enkele kordate ‘sssshhhhht’s’ van de mensen van de organisatie.

 

De tweede spreker gaat verder op het elan van nummer 1.

 

Ze bespreekt vooral cijfers en data,

houdt zich strikt aan de powerpointpresentatie waarop letterlijk elk woord te lezen staat dat gezegd wordt. Daardoor had ik alles al gelezen nog voor ze het gezegd had. Boeiend is anders. Ze blijft ook vooral flink achter de spreektafel staan.

 

Ook zij maakt de moderator wat zenuwachtig, omdat ze haar tijd wat ruimer had ingeschat.

 

Ze rondt af met 1 snelle praktische tip na haar theoretische uiteenzetting en kan opnieuw slechts 1 vraag beantwoorden.

 

Daar moeten wij het als publiek dan maar mee doen

 

Er komen er meerdere vragen, het onderwerp was namelijk behoorlijk interessant,  maar helaas de tijd tikt onverstoord verder en de volgende spreker moet aangekondigd worden.

 

Opnieuw neemt het publiek even de tijd om te ontladen.

 

Mensen praten even met de buurman/-vrouw, maar worden kordaat verzocht het stil te houden zodat de volgende spreker zijn vertelling kan doen.

 

In de pauze die daarop volgde zouden we kunnen praten. Zoveel en zo luid we wilden.

“Eindelijk pauze,” was het enige wat ik kon denken.

 

Dan denk je: “Nu hebben we het ergste wel gehad”

 

Maar ook na de pauze ging het symposium volgens dezelfde formule verder.

 

Enkele sprekers leken eerder als programmavulling te dienen.

Ze brachten inhoudelijk amper iets bij en slorpten tijd op.

Tijd die gestolen werd van andere interessantere thema’s.

 

via GIPHY

 

Waarom ik me ergerde?

 

Voor mocht dat nog niet duidelijk zijn.

 

Wel, Ik merkte 5 grote valkuilen op die ik als publiek helemaal live aan den lijve ondervond.

5 zaken waar ik me als publiek aan ergerde en waarvan ik anderen leer om ze niet te maken.

 

Ik deel ze graag met jou, zodat jij er niet invalt als je een lezing of presentatie geeft, als je zelf een symposium of event organiseert of als je op één van deze mag spreken.

 

Mocht je op dit moment zelf half in slaap gevallen zijn, I can’t blame you, dan is het tijd om wakker te worden. 🥱

 

Het kan anders, beter zelfs

 

Het vermijden van deze valkuilen zorgt voor een ‘happy’ en enthousiast publiek met als bonusvoordeel dat het ook voor jou veel leuker zal zijn om te spreken.

 

Valkuil numero uno: Zo veel mogelijk willen vertellen in korte tijd.

​​​

Zo goed als iedere spreker wou over zijn/haar thema zoveel mogelijk vertellen.

 

Er werd steeds vertrokken vanuit een onderzoek  om daarna over te gaan naar een vergelijkend onderzoek. Er werd ruim 15 min. van de voorziene 20 min. gespendeerd aan het verklaren en bespreken van cijfers, data, grafieken,… Waardoor de essentie van het verhaal pas op het einde kwam.

 

Natuurlijk net op het moment waarop de spreker met aandrang verzocht werd af te ronden.

 

Een presentatie geven betekent niet chronologisch gaan vertellen hoe alles van A tot Z en van naaldje tot draadje in elkaar zit (behalve natuurlijk als je effectief les zou geven, maar ook dan zijn er betere manieren).

 

Spreken met impact betekent vertrekken vanuit de essentie.

 

✨ GEBRUIK DE KERN VAN JE BOODSCHAP ALS UITGANGSPUNT. ✨

 

Ja, dat betekent dat je informatie moet schrappen.

 

“Kill your darlings”, zeg ik wel eens.

 

Een publiek zal er veel meer van opsteken, dan wanneer je in een razend tempo allerlei info op hen afvuurt en de gemaakte powerpointslides gemiddeld 5 seconden te zien zijn alvorens alweer een nieuw volgeschreven exemplaar tevoorschijn komt.

 

Ja, ik out me hierbij even als trage lezer 😕.

 

Alhoewel…

 

Moet je wel letterlijk op je slides neerpennen wat je zegt?

 

 

 

Ten tweede:Helemaal geen rekening houden met je publiek.

 

 

Vooraan staan, het klinkt een enge droom.

De veiligheid van een spreektafel stelt je gerust.

 

Vanuit deze schijnbare save zone kan je met een (semi-) ‘gerust’ hart je tekst aflezend spreken en af en toe eens op kijken waarbij je je blik wendt tot een punt achteraan in de zaal.

 

Dit klinkt de veiligste manier.

 

Helaas is er een grote keerzijde.

 

Je toont namelijk 0,0000% betrokkenheid met je publiek.

 

Al zeker niet als je dan ook nog eens heel snel praat (aja, want je tijd is beperkt). 

 

Een publiek is geen decor.

Het is niet dood.

Als je verwacht dat mensen naar je luisteren, mentaal opnemen wat je zegt en alert blijven, praat dan tegen hen.

 

Pik spontaan in op wat er speelt in de zaal en laat toe dat er reactie komt.

 

Kom eens vanachter die tafel en wandel wat rond terwijl je spreekt.

Veel spannender om naar te kijken.

 

Maar vooral: ✨ WEET WAT JE PUBLIEK WIL HOREN EN BETREK HEN. ✨

 

Welke informatie kan hen helpen om hun probleem op te lossen?

 

Nee, dat zijn niet de cijfers, maar wel wat je eruit concludeert.

 

Ten derde:De concentratieboog niet respecteren.

 

 

Watte?

Een concentratieboog?

 

Dat is de periode waarin iemand effectief gefocust is op wat je zegt.

 

Nee die duurt geen 50 minuten, uur of anderhalf uur.

Die duurt slechts 15 tot 20 minuten.

 

Op voorwaarde dat je de personen in kwestie binnen de eerste 2 minuten hebt kunnen overtuigen dat je effectief hun aandacht waard bent.

 

Sommige deskundigen spreken zelfs over een concentratieboog van 10 minuten(!).

 

Wat dat betekent?

 

Dat betekent dat mensen dus 10 tot 20 minuten effectief met hun volle aandacht naar je luisteren.

 

Daarna, om te voorkomen dat hun hersenen in overdrive zouden gaan, pluggen ze even uit.

 

Dat uitpluggen kan zijn:

• even wegdromen
• nadenken
• iets noteren of tekenen
• rondkijken
• de smartphone checken
• een kort woordje met de buurman/-vrouw
• de zitpositie even veranderen
• …
  

Zo’n moment van even uitpluggen duurt vaak slechts enkele seconden tot 2 minuten.

 

 

Niet lang dus, maar wel nodig om daarna weer nieuwe informatie te kunnen opnemen.

Want na het uitpluggen, wordt weer ingeplugd om verder actief te luisteren naar wat gezegd wordt (als het interessant genoeg is).

 

Het is echt wel belangrijk dat hier rekening mee gehouden wordt.

 

Zeker wanneer een spreker klaar is of een thema is afgerond.

 

✨ GEEF MENSEN DE RUIMTE OM EVEN TE KLETSEN OF WEG TE DROMEN. ✨

 

Het geeft hen de nodige energie om de volgende spreker of het volgende thema met hernieuwde krachten te beluisteren.

 

Zo voorkom je dat mensen toch fluisterend onder elkaar gaan praten, hun sociale media gaan checken of dromend voor zich uit blijven staren en dus de nieuwe informatie volledig missen.

 

Ten vierde: Alle gaatjes opvullen.

 

Je organiseert een symposium of event en je wil zoveel mogelijk waarde geven.

Dan kan je 2 kanten op:

 

• Je laat zoveel mogelijk interessante mensen opdraven om over een bepaald thema iets te komen vertellen.
  
• ✨ JE KIEST SECUUR 1 OF EEN BEPERKT AANTAL THEMA(‘S) UIT WAAR DIEP(ER) OP INGEGAAN KAN WORDEN. ✨
  

 

Op het symposium waar ik het over heb, was ik in de eerste formule verzeild geraakt en ik vond die formule niet zo fijn wegens:

• teveel
  
• te verschillend
  
• te chaotisch
  
• te snel
  
• te kort
  
• te weinig verwerkingstijd.

 

It’s all about balance…

 

Zelf zou ik eerder voor mogelijkheid nummer 2 gaan.

 

Dat zou mij meer waarde opgeleverd hebben en het geeft meer stof voor een tweede event.

 

Als je alle thema’s en sprekers al op een eerste event laat aandraven, is het moeilijker om een vervolg of tweede editie inhoudelijk gevuld te krijgen.

 

 

Valkuil 5: Geen feedback vragen

 

Veel mensen willen het liever niet weten, wat anderen over hen denken.

Toch kan je er zooooveel uit leren.

 

Ook nu weer werd niet om feedback gevraagd.

Er werd niet gepolst wat het publiek van de organisatie, de thema’s, de sprekers en de locatie vond.

 

Jammer, want dit is een gemiste kans om het volgende keer anders of beter aan te kunnen pakken.

 

Complimenten krijgen is natuurlijk leuk.

Het ego mag ook al eens gestreeld worden.

 

Maar toch zijn het de werkpunten die je het meest bijleren.

 

Het meeste leer je uit de tips die mensen geven.

 

En geloof me sinds ‘Mijn (pop-up) restaurant’ en ‘The voice’ op tv komen, voelt iedereen zich een beetje jury of recensent.

Mensen geven je graag waardevolle tips om je presentatie of het event dat je organiseerde te perfectioneren.

 

Wil je antwoorden krijgen waar je ook effectief iets mee bent?

 

✨ STEL DE JUISTE VRAGEN NA JE PRESENTATIE. ✨